Diagnóstico inicial de Alhambra Hoteles
Informe de mentoría elaborado por Edu Salado | Befocusy
Contexto del negocio
Modelo de negocio
Hotel de dos estrellas en el centro de Granada con enfoque económico pero servicio personalizado. Gestión directa con equipo reducido.
  • Ubicación: centro de Granada, zona con restricciones de tráfico
  • Servicios especiales: admite mascotas, gestión de parking
  • Ocupación alta en temporadas críticas
Equipo actual
Estructura compacta coordinada por Rocío (gerencia):
  • Aproximadamente 4-5 personas fijas
  • Recepción y atención al cliente
  • Departamento de pisos
  • Mantenimiento según necesidades
Problemas detectados
Todo en papel
Sistema principal en papel causa caos organizativo generalizado. La "libretina" de OneNote mezcla incidencias sin estructura.
Onboarding lento
Un mes de formación por cada persona nueva. Procesos no documentados, conocimiento solo en cabezas del equipo.
Parking caótico
Gestión en Excel con errores frecuentes. Dobles asignaciones y falta de visibilidad inmediata de disponibilidad.
Más desafíos operativos
Gerencia en modo supervisión
Tiempo dedicado a operaciones diarias en lugar de estrategia. Imposibilidad de escalar sin aumentar el caos.
Control horario ilegal
Registro en papel incumple RDL 8/2019. Riesgo de multas entre 3.626€ y 10.000€ por empleado.
Objetivos del sistema
01
Digitalizar de forma consciente
Salir del papel con un sistema que simplifica, no que complica. Notion como columna vertebral del hotel.
02
Reducir onboarding
De 1 mes a 1 semana mediante documentación clara, procesos estructurados y wiki completa del hotel.
03
Liberar tiempo de gerencia
De supervisión operativa a estrategia. Automatizar turnos, incidencias y gestión de parking con IA.
04
Control horario legal
Cumplir RDL 8/2019 con sistema digital inmutable que evita sanciones y facilita inspecciones.
Arquitectura propuesta en Notion
Habitaciones y reservas
Registro completo de habitaciones y estancias con características, ocupación y necesidades especiales.
Párking con semáforo
Sistema visual de disponibilidad de plazas con actualización automática según fechas y reservas.
Incidencias
Sustituye la "libretina" caótica. Registro estructurado con búsqueda instantánea y análisis histórico.
Clientes y comunicación
Historial completo de cada cliente con preferencias, alergias y comunicaciones. IA genera respuestas personalizadas.
Equipo y RRHH
Control horario legal, turnos automáticos con IA, gestión de vacaciones y documentación laboral completa.
Mantenimiento
Preventivo y correctivo con inventario de materiales, proveedores y trazabilidad de intervenciones.
Wiki del hotel
Base de conocimiento con políticas, procesos, FAQ y formación. Reduce onboarding a 1 semana.
Presupuesto de implementación
1.900€
Inversión total
Implementación completa en 2 fases (IVA no incluido)
12
Semanas
Implementación progresiva con formación integrada
Fase A: Sistema base (950€)
Semanas 1-5: Incidencias, parking con semáforo, habitaciones y reservas. Sistema funcional para operación diaria.
Fase B: Optimización (950€)
Semanas 6-12: Pisos, control horario legal, turnos IA, tareas, mantenimiento, comunicación y wiki completa.
Próximos pasos
Confirmación de propuesta
Aceptación del diagnóstico y definición de fecha de inicio según disponibilidad del hotel.
Fase A: sistema base
5 semanas implementando incidencias, parking y habitaciones. Sesión quincenal de seguimiento.
Fase B: automatización
7 semanas con control horario legal, turnos IA, comunicación inteligente y autonomía completa.
Objetivo final:
Hotel funcionando como sistema inteligente y organizado. Equipo autónomo, gerencia liberada para estrategia, y cumplimiento legal garantizado.